W każdym biurze powinna być wydzielona specjalna przestrzeń zarówno na przechowywanie dokumentów (np. w segregatorach), jak i innych przedmiotów czy akcesoriów. Jeżeli prowadzimy niewielką działalność, wówczas wystarczy nam zwykły, prosty regał. Jeśli jednak mamy dużą firmę, to będziemy zmuszeni zorganizować całe archiwum, a dodatkowo zaopatrzyć się w specjalne pojemniki na drobne przedmioty.
W trakcie urządzania biura w pierwszej kolejności należy zastanowić się, w którym miejscu najlepiej umieścić regały metalowe na segregatory i pojemniki. Nie zawsze bowiem będziemy mieli możliwość ich postawienia w osobnym pomieszczeniu, zwłaszcza jeśli takiego w biurze nie ma. Trzeba wówczas znaleźć miejsce, w którym ważne dokumenty będą bezpieczne. Nadaje się do tego idealnie zamykana na kluczyk szafa.
Z kolei półki można z powodzeniem umiejscowić w niszach i zakamarkach biura, tak aby maksymalnie wykorzystać jego przestrzeń. Drobne przedmioty, takie jak długopisy, ołówki, pieczątki, koperty, tonery do drukarek, bloczki z karteczkami, spinacze, zszywacze, dziurkacze, a także tonery zamienniki warto jest włożyć do specjalnych pojemników różnej wielkości, które ułatwią ich przechowywanie i utrzymanie porządku.
Posegregujmy je w taki sposób, aby rzeczy najczęściej używane znajdowały się blisko nas (mogą stać na biurku lub na szafce znajdującej się obok niego), a te najrzadziej stosowane były umieszczone w jakiejś odległości od miejsca pracy – można je np. schować do szafy albo postawić na regale.
